Snad nikomu, kdo podniká, neuniklo, že od roku 2023 se vlastní datové schránce žádný podnikatel nevyhne.
Konečně po 13 letech provozu budou mít svojí datovou schránku nejen firmy a některé vybrané profese, ale každý, kdo v této zemi podniká, ale také všechny neziskové právnické osoby jako jsou spolky, SVJ, bytová družstva, neziskové organizace apod. A věřte mi, vím, o čem mluvím, když znovu řeknu, že tento krok státu vítám.
Jak to tedy bude?
Každému podnikateli, spolku, společenství vlastníků jednotek, z.ú. a jakékoliv další organizaci, která má přiděleno IČO a datovou schránku zatím nemá, jí stát zřídí v průběhu prvního čtvrtletí příštího roku.
O zřízení schránky budete informováni dopisem od MV, ve kterém obdržíte identifikační údaje schránky – její název, přihlašovací jméno a vstupní heslo. Ale pozor! S největší pravděpodobností Vám tuto obálku pošle na adresu uvedenou ve veřejném rejstříku (živnostenském) jako sídlo své firmy. Protože se zřízením schránky Vám vznikne také povinnost jí používat, sledujte po novém roce svou poštu tam, kde máte přihlášenou svou firmu!
Pokud máte jako fyzické osoby v tuto chvíli zřízené jen soukromé datové schránky (poznáte je tak, že jsou zřízeny na RČ a bývají označeny „Fyzická osoba“), stát Vám zřídí druhou schránku pro „Podnikající fyzickou osobu“ a údaje k přihlášení pošle do soukromé datové schránky. Proto doporučuji své soukromé schránky sledovat.
Co to znamená?
Datová schránka je nástroj především pro komunikaci se státem a jeho institucemi. Datovou schránkou pošlete jakoukoliv korespondenci, kterou lze předat v písemné (neoriginální) formě nebo ve standardizované datové větě (nejobvykleji xml) a máte jistotu okamžitého doručení druhé straně potvrzenou doručenkou (a pokud je třeba, tak jen do rukou toho, kdo má dokument vidět) a příjemce má jistotu identifikace odesílatele. Navíc platí obecné pravidlo, že zpráva se považuje vždy za doručenou po 10 dnech od odeslání se všemi právními důsledky. Není třeba tedy čekat 14 dnů na vyzvednutí na poště a další dny na potvrzení od pošty, že zásilka byla nebo nebyla doručena.
Je to složité?
Práce se schránkou je v podstatě jednoduchá. Do schránky se přihlásíte např. přes bankovní identitu nebo přes aplikaci v telefonu Každému vždy doporučuji nastavit si notifikace příchozích zpráv na e-mail nebo na mobil, což Vám zjednoduší kontrolu obsahu schránky. Současně doporučuji změnit heslo na trvalé a měnit ho případně jen na základě vlastního rozhodnutí. A Vaše datová schránka výrazně ulehčí práci i Vašemu účetnímu 😊
A proč?
Jde o významný krok v digitalizaci státu. Jsem ale přesvědčený, že časem bude datovka mnohem více využívána i pro komunikaci mezi podnikateli navzájem.
Na většinu obvyklé korespondence Vám zatím stačí email. Ale ne na korespondenci se státem. Stát (a myslím tím všechny instituce, včetně sociální správy a zdravotních pojišťoven) totiž u většiny zaslaných zpráv vyžaduje autentizaci a identifikaci odesílatele a tu Vám e-mail neposkytne. Nemluvě o tom, že při komunikaci se státem se prostřednictvím datových schránek často posílají přímo datové soubory (věty), které nahrazují písemné podání. To má totiž tu výhodu, že takový datový soubor si příslušná instituce nahraje přímo do systému a Vy obdržíte potvrzení o doručení, dokument už nemusíte tisknout a na druhé straně ho nikdo nemusí přepisovat.
A při korespondenci mezi podnikateli? Jistě, na většinu běžné korespondence si asi s e-mailem vystačíte. Občas se ale stane, že potřebujete poslat někomu dopis nebo dokument doporučeně nebo dokonce potřebujete mít jistotu, že jej adresát skutečně obdržel a že se dostaly do ruky právě jemu, ne? Nejobvyklejší cesta dosud byla doporučená poštovní zásilka, s doručenkou a do vlastní ruky. A tušíte, kolik to teď na poště stojí? Podle posledních ceníků jsem spočítal, že za takovou zásilku dáte 95 Kč. A ještě musíte na tu poštu dojít. A víte, kolik za zásilku stejného charakteru zaplatíte v Datové schránce? Aktuální cena je 5 Kč.
A příště se ještě podíváme na několik oblíbených omylů, které jsou s používáním datové schránky spojovány.
Comments