V dnešním článku se pokusím vyvrátit pár oblíbených omylů, které si s Datovou schránkou lidé spojují:
Omyl první: Je to jen lepší e-mail?
Není. Jak už jsem popsal v minulém článku, e-mail Vám nezaručí identifikaci a autentizaci korespondence. Datová schránka vždy. U e-mailu nikdy nevíte, kdo se Vám do něj nabourá a přečte si ho. U Datové schránky stát garantuje, že si zprávu přečte adresát, případně osoby, které k tomu adresát sám oprávnil.
Omyl druhý: Jako uživatel mám podivné přihlašovací jméno a pořád se u ní musí měnit heslo?
Jsem účetní a datovou schránku využívám už řadu let. Vzhledem k tomu, že mi do ní chodí i zprávy a korespondence za některé mé klienty, otevírám jí poměrně často (i několikrát za týden). Ale kdybyste se mě zeptali, na heslo ani na přihlašovací jméno si určitě nevzpomenu. V podstatě je totiž nepotřebuji. K datové schránce se lze přihlásit přes bankovní identitu anebo můžete využít aplikaci pro chytré telefony Mobilní klíč e-govermentu. A to stačí. A i kdyby, už dávno se dá ve schránce nastavit heslo jako trvalé.
Omyl třetí: Pořád abych jí hlídal, jestli mi do ní náhodou nepřišla nějaká zpráva?
Není důvod. Nastavte si notifikaci na mobil nebo na e-mail a budete vždy informováni, že Vám do schránky zpráva přišla.
Omyl čtvrtý: A stejně prý ty zprávy poslané datovou schránkou nemají právní platnost?
Mají. Podle zákona platí, že dokumenty zaslané orgánem státní moci datovou schránkou jako elektronické dokumenty mají stejnou právní platnost, jako originální listiny. Je potřeba je ale správně uložit včetně „obálky“, elektronického podpisu a časového razítka a pak je lze v této podobě i dále posílat např. e-mailem.
Omyl pátý: Za odeslání datové zprávy se stejně platí?
Neplatí. Pokud komunikujete s institucemi státu, je to vždy zdarma. Placené jsou pouze tzv. Poštovní datové zprávy, což jsou zprávy posílané mezi uživateli, kteří nejsou státní institucí. A tyto Poštovní datové zprávy podle aktuálního ceníku stojí 10 Kč. Srovnejte si to s dopisem, zaslaným poštou doporučeně s doručenkou do vlastních rukou (což je přesně ten typ poštovní zprávy, který přes datovou schránku posíláte), jehož cena se blíží 100 Kč. Poštovní datová zpráva ale pohodlně nahradí i obvyklý doporučený dopis.
Omyl šestý: Stejně mi stát bude dál posílat dokumenty poštou?
Zákon jasně hovoří o tom, že orgán veřejné moci je povinen zasílat dokumenty do datové schránky, je-li zřízena. Lze tedy nepřevzít papírovou obálku a pokud by došlo k soudnímu sporu, doložit, že do datové schránky nebyla zpráva doručena.
Omyl sedmý: Zprávy jsou ve schránce uložené jen nějakou dobu a pak se smažou?
Ano, to je pravda, zprávy se v datové schránce mažou samy po 90 dnech od doručení (datová schránka zkrátka není e-mail). Nic Vám ale nebrání si ty důležité stahovat do počítače nebo na nějaký vlastní cloud (jen to musíte udělat správně, tedy stahovat i zprávu, i její "obálku"), zaplatit si službu Datový trezor, která Vám dokáže zprávy uchovat na půl roku až dva roky. (Za prostor na uložení 50 zpráv na rok zaplatíte cca 1 Kč/den) nebo využívat dostupnou bezplatnou aplikaci "Datovka" od CZ.NIC (správce české internetové domény), která se chová jako e-mailový klient a zprávy Vám stahuje a ukládá.
Datových schránek se tedy není třeba bát. Není to nástroj, který Vám má život znepříjemnit, ale ulehčit. Vždyť jen toho času a nervů, co ušetříte Vy nebo Váš účetní, když nemusí s každým podáním na finanční úřad osobně nebo když nemusíte pro každý úřední dopis (s modrým pruhem) na poštu.